BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Perencanaan pesan-pesan
bisnis
Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih
difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus
dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan
juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan
selaras dengan tujuan organisasi.Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik
komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator
mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan
komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens
komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa
dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens.
Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal
baru.Penentuan ide pokok untuk menemukan cara
mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming
dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR
(Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan
journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu
dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas,
kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.Saluran lisan
memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens
merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan
adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato,
dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer.
Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat
Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi
pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran
mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.Perencanaan bisnis merupakan satu
langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis
yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
2.2 Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis
dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan
bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan,
ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan
slauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
2. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan
kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat ,
maupun paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf
tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga
apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapaiseefektif mungkin.
2.3 Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Pesan
bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya
memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi.
Ada
tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama
dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan
bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di
kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua
komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain
dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga
dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis
antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
2.4 Analisis Audiens
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi
komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang
rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah
dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali
penerima primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
d. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan
reaki penerima
Cara
mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang
baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui
audiens
Tidak semua
audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
Informasi
tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang
diperlukan oleh audiens
Ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,
Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang
diberikan akurat
Dalam bisnis,
ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen
tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau
keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik
bagi audiens.
Diantara
beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan
praktis Audiens
Pesan yang
bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau
perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
Ø Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Memotivasi audiens bertujuan untuk
mengubah perilaku. Dalam pemberian motivasi seringkali mengalami hambatan atau
kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecendrungan dari audiens untuk tidak
mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Untuk mengatasi kendala
tersebut salah satunya dengan cara dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah
dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seseorang
pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah ada sebelum
menambah pinjaman baru yang lebih besar, komunikator dapat menggunakan
argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa penambah jumlah pinjaman akan
sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan.
2.5 Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan-pesan bisnis akan
bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan
ide-ide pendukung (supporting idea).
Topic
dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda . Topic adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut sehingga dapat diterima oleh
audiens.
1. Teknik Curah Pendapat
Pendekatan yang paling baik adalah
curah pendapat (brainstorming) yang memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai
alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain:
a. Storyteller’s Tour
b. Random List
c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations)
Worksheet
d. Journalistic Approach
e. Question and Answer Chain
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin kepada
audiens hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara seperti ini juga
dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya
disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak
sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan
haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
2.6. Seleksi Saluran Dan Media
1. Komunikasi Lisan
Salah
satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral
communictionss) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Kelebihan lain
dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Komunikasi lisan mencakup
antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat telepon,
wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan
tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk seperti, surat, memo, proposal,
dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu
dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
Komunikasi Lisan dan Tertulis
|
KomunikasiLisan
|
KomunikasiTertulis
|
|
·
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens
·
Pesan anda relative seerhana dan mudah diterima
·
Anda tidak memerlukan catatan permanen
·
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
·
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
|
·
Anda tidak memerlukan umpan balik
·
Pesan anda sanga trinci,
kompleks, dan memerlukan perencanaan
yang hati-hati
·
Anda memerlukan catatan permanen.
·
Anda ingin mencapai audiens yang
luas
·
Anda ingin meminimalisasi distorsi penyampaian pesan
|
|
Media komunikasilisan
|
Media KomunikasiTertulis
|
|
·
Percakapan secara langsung,
pidato, pertemuan-pertemuan.
·
Telepon dan surat suara (voice mail)
·
VOIP (Voice Over Internet
Protocols)
·
Audio tape dan videotape
·
Telkonferensi dan konferensi
video
|
·
Surat-surat, memo, laporan, proposal
·
Email
·
Surat regular dankhusus
·
Faksimile
|
Kasus
Visi dan Misi Nestlé
Sebagai
perusahaan produksi makanan terbesar di dunia, kami memusatkan perhatian kami
untuk meningkatkan gizi (nutrition), kesehatan (health), dan
keafiatan (wellness) dari konsumen kami. Para karyawan kami berdedikasi dan
termotivasi untuk memproduksi produk berkualitas dan membangun brand
yang memenuhi kebutuhan konsumen.
Nestlé telah
hadir di Indonesia sejak abad ke-19. Kini, bersama sekitar 2600 karyawan kami
mengoperasikan tiga (3) pabrik yang mengolah sekitar 700.000 liter susu setiap
hari dari 33.000 peternak susu di Jawa Timur dan 10.000 ton kopi dari
sekitar 10.000 petani kopi di Lampung setiap tahun. Bersama ketiga sentra
distribusi dan ratusan distributor kami hadir di setiap provinsi di Indonesia,
memastikan ketersediaan produk Nestlé bagi konsumen Nestlé bagi konsumen
diseluruh Indonesia.
Sebagai bagian
dari suatu perusahaan global, Nestlé terus menerus melakukan
penelitian dan pengembangan untuk terus melakukan penyempurnaan berbagai produk
ciptaannya. Hal ini dilakukan sejalan dengan berkembangnya konsep dan dimensi
makanan, yang kini tidak lagi sekedar untuk memperoleh kenikmatan (enjoyment)
namun telah berkembang menuju keafiatan (wellness) dan bermuara pada
kehidupan yang sejahtera dan berkualitas (wellbeing). Hal ini sejalan
dengan Misi Nestlé Indonesia untuk turut mewujudkan masyarakat Indonesia yang
lebih sehat melalui produk-produknya yang berkualitas, bernutrisi dan lezat
rasanya. Selain itu kami juga memfokuskan diri untuk senantiasa memberikan
informasi dan pendidikan bagi konsumen kami, antara lain seperti tercantum
dalam kemasan setiap produk kami. Dalam menjalankan bisnisnya, Nestlé berusaha
untuk selalu menjalankan tanggung jawab kepada masyarakat dan menciptakan
manfaat.
Sebagai
perusahaan terdepan dalam bidang nutrisi, kesehatan dan keafiatan (nutrition,
health and wellness), kami di Nestlé yakin bahwa untuk mencapai kesuksesan
perusahaan dalam jangka panjang serta menciptakan manfaat bagi para
pemegang sahamnya, perusahaan harus menciptakan manfaat bagi masyarakat – kami
menyebutnya Creating Shared Value (menciptakan manfaat
bersama). Kami tidak hanya akan memproduksi produk berkualitas tinggi dan
bergizi bagi para konsumen, namun juga akan membantu ribuan petani untuk
meningkatkan kualitas dan produktivitas hasil pertanian mereka, menciptakan
lapangan pekerjaan baru, menggunakan bahan baku dalam negeri yang akan diolah
menjadi produk bernilai tambah dan berkualitas tinggi – dengan demikian
menciptakan manfaat bersama sepanjang mata rantai perusahaan.
0 komentar:
Post a Comment